邦永PM2項目管理軟件在系統集成行業中的全面應用

作為專業的弱電系統工程承建商,名特網絡公司擁有先進的管理理念和管理體系。隨著同時在建項目不斷增多,協調各個項目及公司各個職能部門...

云南亞太環保PM2運用案例

運用PM2項目管理系統能把公司各部門的數據進行匯總,主要完善了企業內部的管理,完善了各部門之間的流程做到統一化,通過報表的形式體現...

邦永PM2項目管理軟件在裝修行業的成功應用

 

一、客戶介紹

 

北京愛迪新特工程信息技術有限公司(Ellison+Design)是一家從事室內裝飾設計及工程施工的專業公司,公司技術力量雄厚,施工設備先進,擁有高素質的設計師和規范完善的專業施工管理隊伍。具有承接各種類型的室內外裝修、環境藝術、園林藝術、仿古建筑的設計施工;電氣設備、給水排水工程設計安裝;消防工程施工;空調制冷、采暖通鳳、防盜防爆、監控系統工程的設計安裝;幕墻工程設計安裝等項目的經營范圍及業務能力。在高檔寫字樓、酒店及別墅等室內設計和施工方面有著獨特的設計理念和成熟的施工經驗。公司致力于美化室內外環境的設計及施工,以新穎的構思、先進的工藝,合理的空間布置按時按質的為用戶服務。經過幾年的發展愛迪新特的工程已遍布北京、天津、云南、等地。愛迪新特已經成長為裝修行業的佼佼者。

 

二、項目背景

 

作為室內裝飾設計及工程施工的專業公司,公司有著極盡合理而完善的管理理念和體系,但隨著同時開工的項目的增多,公司領導感到如何使各項目部與公司各職能部門及時有效溝通,材料供給及時,資源調配合理,質量安全事前控制,保證工程進度等方面的問題日益突出。因此提高企業內部管理水平、加大信息化力度,就成為公司領導需要迫切解決的問題。公司領導對目前市場上的項目管理軟件進行綜合評定及選擇,意在選出適合中國企業項目運做并簡單易用的軟件來管理整個項目。經過各方面評比及推薦,邦永PM2項目管理軟件以其適用于中國企業管理模式、簡單易用、二次開發能力強等特點獲得了相關領導的認可。

邦永公司咨詢專家對愛迪新特公司進行了全面調研,結合愛迪新特公司各部門的實際情況,制定了關于邦永PM2項目管理系統應用方案。邦永公司為其提供了PM2項目管理軟件企業版,主要包括計劃進度、質量管理、安全管理、合同管理、材料設備、資源管理、財務資金、文檔資料、項目跟蹤、項目報告等十二個子系統。

 

三、業務分析

 

裝修行業特點是項目多周期短,為了保證愛迪新特項目管理實施成功,邦永公司進行了20多天的一期系統實施工作,通過前期的業務需求調研,了解到愛迪新特公司在項目管理工作中希望在以下幾個方面加強提高:

  • 項目工作流程標準化

    各項目部的各個職能部門的人員,在自己的意識中都知道項目工作的基本流程,但作為公司的主營業務,建議應形成標準化的業務流程,并將其內容制度化,為以后的具體項目工作提供指導。

  • 項目成本核算與財務分析

    無論是從一個獨立項目的角度,還是從公司整體的角度,都應將項目的成本計劃與跟蹤工作細化,將人力資源成本、費用、分包、材料設備等成本要素分解到項目各個工作環節。這樣才能為公司的成本核算與財務分析提供基礎數據。

  • 便捷安全的文檔管理

    施工中管理的各種資料,如圖紙、施工日記、來往信函、會議紀要、備忘錄、工程聲像資料等,為工程交付、變更提供詳盡完整的證明材料。

  • 項目相關部門、人員之間的溝通

    由于每個項目部都要涉及到工程部、設計部、銷售部、質管部、采購部、財務等相關部門,每個部門及相關人員從不同的角度都需要了解項目各個方面的的計劃與實際進度情況,提供一個有效的項目數據平臺是解決各個部門之間溝通協調的捷徑。

  • 項目的跟蹤報告機制

    隨著項目工作的展開,項目時間進度、合同執行情況、資金使用情況、人力資源調配情況是院領導、處領導及項目經理都非常關心的問題,只有各個相關部門都及時報送相關的項目數據,才能保障各級領導及時了解項目的進展情況,進一步進行動態地分析控制。

公司領導對所有項目宏觀調控。通過系統動態生成的各類報表對公司整體及各項目部的執行情況,進而對項目作出宏觀調控。

工程部通過資源管理模塊調配各類資源,組建項目部。通過進計劃、材料管理、合同管理、質量安全等模塊對各項目部的具體實施進行監督審核控制協調并制定項目標準工作流程。

各項目部制定各自詳細的工期、工程量、材料、費用計劃,并每周填報實際進度。按照質量、安全模塊提供的標準程序進行施工,填寫相關表格,做到事前控制。在材料模塊中填寫領料單。

采購部根據材料管理模塊匯總的材料計劃生成采購計劃,并進行統一采購,調撥、分配以保證材料供給的及時。使用比價功能達到降低采購成本的目的。

財務部運用財務管理模塊,對平常合同、項目等款項的收支進行管理。

質管部依據公司ISO9001的內容將相關質量指標流程錄入系統,定義項目交付成果、質量要求。對各項目部的項目質量安全進行評審驗收。

網絡管理員角色,負責設計院網絡環境的維護、Internet接入、數據庫管理、應用軟件維護等日常系統管理工作。

 

四、實施情況

 

目前,兩個項目部進行試點工作,通過PM2項目管理軟件進行管理。經過兩個月的應用情況,愛迪新特公司的領導及相關部門的管理、業務人員深深感觸到了項目管理及信息化為日常工作帶來的益處,主要體現在以下幾個方面:

  • 公司領導及各處室領導能實時動態的掌握項目執行的情況,為項目的調控奠定基礎。
  • 項目工期得到有效的控制,在某些特殊情況下產生項目調整時,能對項目的預期效果得到一個估算,有利領導的決策。
  • 項目的目標得到明確,步驟得到統一,減少了各種協調會議,大大提高了相關部門及人員之間的溝通效率。
  • 設計工期在有效保證的基礎上,平均縮短8%左右,項目成本控制效果明顯。
  • 各項目的文檔條理有序,可以分權限檢索查閱。
  • 材料采購成本降低,材料供給及時,采購計劃合理保證較低庫存量。
  • 質量安全問題能夠做到事前控制,保證了工程的質量。
  • 積累了一套較完善項目運作模版,為其它項目部規范運作奠定了必要的基礎。
  • 通過對具體任務的量化,員工的積極性與收入的得到明顯的提高。
  • 公司內的管理水平、信息化水平得到了進一步的提高。

綜上所述,邦永PM2項目管理軟件已經在愛迪新特公司的應用中顯示出其自身的特點及優勢,再一次的證明了中國裝修行業可以應用有中國特色的邦永PM2項目管理來綜合管理裝修工程項目。

 

行業典型客戶:

 

北京環洋經典建筑發展有限責任公司、四川新空間集團公司、上海朗博王標識有限公司、深圳市江佳鴻裝飾工程設計有限公司、武漢建工集團裝飾工程有限公司……

 

了解詳細應用情況及索取行業解決方案:

上海赫曼德家具信息化建設案例

 

一、公司概況

成立于2005年的Hermand Haus赫曼德·家,是一家具有15年行業經驗積累、擁有自主品牌的歐洲原裝進口家居產品集成服務商,銷售網絡覆蓋全國30多座城市,致力于為全中國更多追求高品質生活的消費者提供全球優質、且具有高性價比的全屋定制家居產品。2018年,Hermand Haus赫曼德全力打造電商平臺,領跑中國高端進口全屋定制家居市場。

自成立以來,與多家高端地產商保持良好合作關系,近年來,工程項目持續發力,截止目前已經在全國范圍內與星河灣集團、濱江集團、華僑城、綠城集團、金地集團等地產商合作,提供包含整體廚房、衣柜衣帽間、地板等產品和服務。

二、項目背景

隨著赫曼德企業業務的不斷擴大,迫切需求引進項目管理概念以加強提高企業信息化建設,并規范公司項目管理流程,提升公司在行業市場中的競爭力。

在這樣的背景下邦永公司依靠自身在相關行業項目管理領域的領先性和專業性,得到了與赫曼德合作的機會,截止目前已順利使用半年有余。

三、管控需求

根據赫曼德業務調研,將本次信息化重點管控節點概括如下:

1、資料管控:

實現對項目從銷售報價,設計方案到最終驗收交付全過程的項目資料統一收集,將設計、采購、安裝的各類文檔以及和業主、監理、分包商大量的往返信函、會議紀要、溝通記錄、現場文件等進行分類接收、發放、審閱、歸檔、查詢。

2、銷售跟蹤:

需要全程記錄銷售人員從接觸項目招投標信息、需求識別、處理反對意見、完成銷售到最后的實施和售后等的每一個環節。加強跟單過程控制力,規范銷售體系,及時糾正銷售過程中遇到的所有問題,提升銷售質量和提升簽單成交率。

3、合同管控:

實現對收入合同、支出合同進行分類管理,涉及合同簽定、合同變更、收款計劃、付款計劃、開票、收付款、結算等各類業務。實現能夠結構化的管理,方便統計分析和查詢。

4、進度和成本管控:

實現工程項目總體和分部分項計劃的編制、跟蹤控制、進展分析、贏得值分析、績效分析、經驗積累等統籌計劃管理功能,支持工作表格、甘特圖、時標概要圖、網絡圖、跟蹤邏輯圖等多種計劃編制與圖形展示形式。并在此過程中實現對項目實際成本、成本預算、動態成本的管理。

5、過程管控:

針對公司數量巨大的櫥柜項目和門店項目,實現每一個項目銷售,進度,合同,成本,資金動態流等縱向的管理,從設計、建設、竣工各階段全方位實行進度、費用管控。

6、物流和接口:

針對公司數量巨大的櫥柜項目和門店項目,實現每一個項目銷售,進度,合同,成本,資金動態流等縱向的管理,從設計、建設、竣工各階段全方位實行進度、費用管控。

7、協同辦公:

實現業務審批、協同辦公一體化管理。

8、移動APP:

為在項目施工現場工作的員工、供應商提供移動端,現場日志、工程巡檢、施工進度審查、質量報驗等功能。

四、實現過程

1.2019-08:實施完成

結合有效的實施計劃,通過調研,研發,部署,培訓等一系列過程,實現各部門全體人員的個人工作流,和個人工作看板。提供初步運行保障。

2.2019-09:制度干預

系統,不僅僅需要供應商提供有效的技術保障和可拓展性支持,還需要雙方配合,按照行之有效的運行方案和企業制度,將極小部分系統無法控制的外部因素,如可能發生的設備不足,部門配置不夠等問題一一解決。

3.2019-11:實際行動

通過定期召開項目組會議,總結前期問題,計劃未來工作,并搭建問題反饋平臺,配合處理機制,及時完善和調整系統,按照實現方案中預先設定的信息化建設目標,切實的完成每一個項目的實際運行,并將輸出的統計報表結合實際需要進行靈活調整。并在此過程中,配合建設目標,及時調整公司組織架構,盡可能達到專人專崗。

4.2019-12:執行和改變

通過為期三個月的實際行動,按照實施計劃,按照赫曼德高層要求,達到項目進度,成本,文件資料,統一可查,并形成的公司的項目運行制度模板,后期項目統一按照既定規則運行,極大的減少了企業人力投入,提升的各項業務的審批效率,促成了C類項目向A類項目高轉化率。

五、執行和成效

1.執行總覽

通過各部門業務調研后發現,赫曼德家具智能涉及的核心業務有兩塊:

1 、櫥柜板塊

櫥柜板塊作為赫曼德的核心業務,主要通過提供整體櫥柜解決方案為主,作為其主要業務來源。

誓為打造歐洲進口高端家居行業全生態,包含全品類、無短板、多角度、全覆蓋的產品線 包括德國整體廚房、意大利衣柜衣帽間、意大利沙發軟裝、法國頂級床品、奧地利進口地板、葡萄牙頂級床墊家具等品類,以滿足高端人群對高品質家居的追求。其中工程項目部下包含,大客戶中心,工程運維,客服與售后,設計,采購管理等五個部門。通過前期市場調研,客戶跟蹤,經過設計所圖紙設計形成報價分析,并經過工程運維完成合同要求,根據標單要求通過歐洲各供應商提供獨屬櫥柜方案,最終完成整體櫥柜展示方案,廣泛運用于展廳展示,個人家具,房地產等多個領域。

2、門店板塊

在2017年,由于日漸發展的展示展廳業務,需要為各大家具品牌提供各項門店展示業務,赫曼德組建門店業務,通過內部設定的幾條展示模板,由客戶選擇相應家具品牌形成個性化的門店演示。目前由于還處于探索結算,系統平臺僅僅提供櫥柜家具采購管理和物流管理,并在月底提供多維展示合同臺賬,動態成本分析等。

2.銷售管理部

包含設計方案和前期報價,將赫曼德項目的類型先根據公司項目和部門內部項目進行區分,再根據項目的屬性分為A、B、C、D、E等類型,每個類型建立一套固定的預項目立項模板,商務負責人根據項目類型和項目戶數等設定不同的審批流程,最后通過品牌資格預審和投標中標通知,確定項目中標,并在此過程中不斷更新客戶檔案。

3.項目運營部

項目中標后,通過內部交底單確定項目團隊(項目OBS),項目經理根據前期中標通知附件,按照已設定的項目計劃模板,設置此項目全過程的進度計劃,經過項目實際過程進行項目進度填報,并將驗收竣工資料進行上傳,形成項目完整資料庫。

4.財務管理部

通過系統默認的合同管理,管控合同各個環境,包含合同審批,合同收/付款,發票,并包含可能發生的合同變更,最后通過合同結算,核算項目成本,產生實時項目成本。

5.安裝管理部

根據合同要求,設定供貨計劃,過程中通過ERP實現材料申請,采購等環境,系統通過接口無縫完成,最后通過到貨質檢和補貨通知完成現場材料接收的過程。

6.軟裝設計部

材料到達項目現場后,通過戶型AB號統計,記錄掃樓,櫥柜設備上樓,安裝完成記錄,并在后期通過巡檢發出質量整改反饋單;通過各項關鍵業務表單,記錄整個現場過程。

六、建設總結

1、通過PM2系統的運行,公司對項目全過程的動態、實時監控管理,解決了之前手工統計,且各部門單獨統計導致各項數據不及時甚至不準確的詬病。

2、通過項目進度作為整體過程管控源頭,將設計,合同,成本與之關聯,系統根據進度截止時間進行提醒,實現項目建設全過程的綜合協調與優化。

3、解決了之前OA與業務系統割裂的情況,使得審批有便捷和直觀的數據支撐,并快速生成所需報表。

4、積累企業知識庫,包括文檔知識庫,客戶檔案庫,材料歷史采購價格庫,交付成果庫,驗收標準庫,為企業的持續發展積累寶貴的經驗數據。

目前赫曼德在項目管理的信息化上還處在探索階段,優先通過軟件來控制項目進度,規范項目過程,控制出運物流,通過控制合同,現場各個環節,來考核項目人員,管理項目文檔,并且在這個過程中逐步衍生新的想法,在未來不斷的完善研發項目管理的流程,提高項目的效率與品質。

 

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